Services administratifs et conseils en organisation pour professionnels
Un assistant administratif indépendant au service de votre entreprise
Les prestations peuvent se faire dans vos locaux (sur site, en présentiel) ou à distance (en distanciel, en télétravail), j’adapte mes services selon vos besoins et votre activité.
Formé et expérimenté au métier d’assistant de direction depuis plus de 15 ans, dans différentes structures et dans divers secteurs d’activité, voici une liste de missions qu’il vous est possible de me confier.
Les tâches d’un assistant de direction étant très variées, cette liste est non exhaustive.
N’hésitez pas à me contacter pour obtenir plus de détails sur les prestations qu’il m’est possible de réaliser.
Gestion administrative
Services généraux
Internet – Démarches en ligne
Réseaux sociaux
Gestion pré-comptabilité
Secrétariat financier
Gestion commerciale
Gestion clients et fournisseurs
Gestion administrative – Services généraux
- Gestion du courrier, email (tri, rédaction, envoi..)
- Création, saisie, mise en forme, suivi de documents et supports de communication (lettres, tableaux, mémoires, comptes-rendus, diaporamas, bases de données..) Word, Excel, Google Sheets..
- Classement et archivage de documents (numérisation, Cloud, Datacenter)
- Relecture et correction orthographique tous documents
- Gestion d’agenda, planning (accueil téléphonique et prise de RDV)
- Organisation de réunions et événements
- Organisation de déplacements (réservation hôtel, vol, train, location véhicule..)
- Mise en place, optimisation de processus organisationnel
- Formalités à l’embauche (Prise en charge OPCO, DPAE, DSN, Fiche de PAIE, service médical, congés payés, mutuelle obligatoire..)
- Assistance au recrutement (rédaction des annonces, réception et tri des CV, organisation des entretiens, assistance et participation aux entretiens)
- Conseils et astuces en organisation
- Formalités demande d’aides pour la rénovation énergétique de l’habitat Ma Prime rénov’ et CEE
- Demande de permission ou d’autorisation de voirie, de permis de stationnement, ou d’autorisation d’entreprendre des travaux
- Demande d’occupation du domaine public, demande d’emprise voirie de Paris
- Montage photos, vidéos, musiques
- Réalisation de plaquettes, brochures, affiches, cartes de visite, cartes et films d’anniversaire…
- Création de diaporamas (PowerPoint)
- Conversion de formats de documents (Word, Excel, PNG, JPEG…)
- Réalisation d’organigrammes
- Formation Internet, Windows et logiciels courants de bureautique (Word, Excel, Powerpoint..
Internet – Démarches en ligne – Réseaux sociaux
- Mise à jour de votre site internet WordPress (articles, photos, adaptation design pour smartphone, tablette : design responsive..)
- Création et mise à jour fiche d’établissement Google
- Création boite mail, compte Google..
- Démarches administratives, DPAE, DSN (URSSAF, Impôts.gouv.fr, organismes divers)
- Veille informationnelle sur Internet (recherches d’informations, documentations)
- Outils, méthodes et astuces En ligne
- Réseaux sociaux (création et animation profil et page professionnelle, publications..) Facebook, Linkedin, Instragram..
Préparation à la comptabilité – Secrétariat financier
- Préparation, transmission et classement des pièces comptables à remettre à votre expert-comptable
- Suivi relevés bancaires et encaissements
- Gestion des notes de frais
- Création et suivi de tableaux de bord budgétaires, outils de pilotage, indicateurs de performance, reporting (Excel)
- Création et suivi Livre recettes-dépenses (Micro-entrepreneur)
Rappel concernant les missions comptables
Ce que dit la loi :
Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 portant institution de l’ordre des experts-comptables et réglementant le titre et la profession d’expert-comptable – Article 2 – (modifié par Ordonnance n° 2016-394 du 31 mars 2016 – art. 8) source : https://www.legifrance.gouv.fr
« Est expert-comptable ou réviseur comptable au sens de la présente ordonnance celui qui fait profession habituelle de réviser et d’apprécier les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail. Il est également habilité à attester la régularité et la sincérité des comptes de résultats.
L’expert-comptable fait aussi profession de tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, redresser et consolider les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail.
L’expert-comptable peut aussi organiser les comptabilités et analyser par les procédés de la technique comptable la situation et le fonctionnement des entreprises et organismes sous leurs différents aspects économique, juridique et financier.
Il fait rapport de ses constatations, conclusions et suggestions. »
En conclusion selon la loi, Activ’Office ne fait aucune intervention sur les points suivants :
- D’expertise comptable s’agissant d’une activité réglementée. Les missions de l’expert-comptable sont définies par l’ordonnance du 19 septembre 1945, article 2, modifiée par la loi du 8 août 1994 :
- Tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, redresser et consolider les comptabilités des entreprises et organismes auxquels il n’est pas lié par un contrat de travail ;
- Réviser et apprécier la comptabilité ;
- Attester la régularité et la sincérité des bilans et comptes de résultats ;
- Organiser les comptabilités et analyser la situation des entreprises sous leur aspect économique, juridique, financier et social.
- D’information et conseil sur les domaines juridiques, financiers, patrimoniaux, médicaux.
- De gestion financière et de direction de l’entreprise ;
- D’aide en qualité d’assistant à maîtrise d’ouvrage à la constitution de dossiers non validés par le client en réponse à des appels à projets, des marchés publics ou à des demandes de fonds publics, l’entrepreneur ne pouvant en aucune manière se substituer à la responsabilité de la personne et/ou de l’entreprise cliente.
Gestion commerciale – Gestion clients et fournisseurs
- Edition de factures, devis, bons de commande, bons de livraison et suivi facturation
- Gestion fournisseurs (suivi, litige..)
- Gestion clients (suivi encaissements, litige, impayés..)
- Relance téléphonique impayés clients
- Relance écrite impayés clients (enveloppe et affranchissement non compris)
- Gestion de stocks et inventaires
- Création et suivi de bases de données (fichier clients, produits et services, stocks..)
- Gestion logiciel de facturation, CRM, ERP
- Saisie et mise à jour de tous fichiers (listings clients, prospects, fournisseurs, articles, services, tarifs…)
- Prospection téléphonique
- E-mailing (SendinBlue), campagne publicitaire
- Suivi des prospects (appel, envoi de documentation, relance, prise de RDV)
- Analyse, comparatif, choix fournisseurs (qualité, coût, délai..)
Activ’Office vous propose des services de qualité en toute confidentialité.